Archiviazione Email

Ti immedesimi in una di queste domande?
1 - Se la posta si ferma, sei in  grado di ripartire velocemente?
2 - Se un file di Outlook si danneggia, sai come recuperare tutte le informazioni e ripristinare tutto?
3 - Se un dipendente lascia la tua azienda cancellando tutte le sue email, ti crea qualche problema?

Ordini, fatture, documenti e informazioni di ogni tipo transitano nella posta elettronica aziendale.

Perché?

Perchè è uno strumento semplice, immediato, che tutti conoscono ed utilizzato da sempre (fin da quando esiste Internet). E' lo strumento di interscambio di informazioni tra colleghi e con i clienti-fornitori.

Proprio per essere lo strumento di comunicazione primario il suo malfunzionamento può arrestare il lavoro tuo e dei dei tuoi collaboratori. Di conseguenza può bloccare le aziende e provocare perdite di fatturato e di clienti.

Pensa solo che le cose elencate di seguito capitano spesso, e forse sono capitate almeno una volta anche a te:

- I file PST si danneggiano e non sono più utilizzabili: Outlook non riparte
- Ore ed ore a spostare email, pur di poter riprendere il lavoro;
- Clienti che ti chiedono di recuperare email che tu hai archiviato e non sai più dove sono;
- Problemi di “spazio” sul mail server che ti bloccano l'invio e la ricezione: si rischia di perdere clienti e fatturato per questa inefficienza.

Per conoscere le differenze tra Archiviazione e backup delle email, clicca sul bottone che segue e leggi tutto.

Mail Archive è un prodotto che:
- archivia centralmente in modo automatico ogni email in ingresso e uscita in un archivio sicuro;
- permette di recuperare al volo qualsiasi messaggio e allegato;
-è indipendente dal mail server e dal client di posta; 
- risolve una volta per tutte i problemi di file .PST e quote sul mail server;
- ti fa risparmiare tempo e soldi.

1.Compliance

Pochi sanno che l’archiviazione della corrispondenza elettronica è obbligatoria anche in Italia oltre che in altri paesi.
E a proposito di compliance, è questo è importante se ti stai allineando al GDPR, in particolare in riferimento agli articoli 1 e 20. Se ti interessa e vuoi approfondire clicca qui.

2. Server più performanti

La maggior parte dei provider di posta elettronica non consentono di archiviare grandi quantità di posta, per non far decadere le prestazioni. Se viene implementato un sistema di archiviazione della posta elettronica, si possono cancellare dal server tonnellate di email: la vostra posta elettronica sarà così nuovamente performante.

3. Risparmio dello spazio disco

Spesso i messaggi di posta elettronica vengono inviati a più persone il che si traduce in un inutile spreco di spazio.
Un sistema di archiviazione di posta elettronica può farti risparmiare anche più del 50% dello spazio su disco occupato dai messaggi di posta elettronica. Una soluzione professionale di archiviazione della posta elettronica incorpora un sistema di compressione e riduzione del numero totale dei messaggi.

4. Recupero delle email facilitato

Un sistema di archiviazione email è in grado di intercettare tutte le email in ingresso e uscita. Per questo l'archiviazione è un salvataggio o backup di tutta la comunicazione aziendale.
Se dovessero servire tutte le email di un determinato cliente o di un determinato reparto sarebbe possibile recuperarle con pochi click. Ciò non significa che il backup del mailserver non sia necessario. Il backup è un'altro tipo di operazione.
Sei interessato a capire meglio le differenze fra backup e archiviazione delle email? Scopri quante volte l’archiviazione è più forte del backup.

5. Stop ai problemi di Outlook e dei file PST

Outlook e i file .PST sono un problema per tutti, e quando la dimensione della cassetta postale cresce, i problemi aumentano: si corrompono, rallentano Outlook, sono difficili da gestire e da conservare, visto che a volte raggiungono dimensioni di molti Gigabyte. Inoltre per loro natura i file .PST non sono adatti a tenere le informazioni all’infinito. Per questo spesso le versioni dei software di gestione email, si aggiornano proprio per gestire file PST sempre più grandi. 
Tutto questo può essere evitato con un sistema di archiviazione: si può importare tutta la posta elettronica presente nei file di Outlook in un contenitore e si possono trattare dei file PST di dimensioni molto inferiori.

6. Stop al problema delle quote

Ormai è chiaro che con un sistema di archiviazione delle email non si più nessun problema di dimensione dei file della posta elettronica. Gli utenti tendono a mantenere tutte le comunicazioni di posta elettronica sul server, anche quelle più vecchie di anni, senza cancellare mai niente: la realtà è che possano sempre servire.
Per risolvere questo problema gli amministratori di rete sono impostano dei limiti, nel numero delle email, nella dimensione dei messaggi oppure nella dimensione del file di posta complessivo.
Questo mette in difficoltà gli utenti che sono costretti ad affrontare mille problemi: limite nella dimensione degli allegati, rispondere ad utenti che non riescono ad inviare le loro email, e come rimedio istantaneo hanno solo quello di cancellare della posta elettronica per ridurre le dimensioni del file di posta.
Per questo la soluzione dell'archiviazione delle email, è la strada giusta.

7. Patrimonio informativo aziendale sempre al sicuro

Nelle email aziendali c'è la quasi totalità degli accordi, dei pagamenti, degli incassi e tanto altro ancora. Tutti i rapporti con i clienti ed i fornitori sono nelle email. Tanti dati contabile-fiscale, sono nelle email dell'azienda. Configurando correttamente l’archiviazione email è possibile intercettare e archiviare ogni singolo messaggio in ingresso e in uscita. In questo modo anche se qualche utente cancella delle email dalla propria posta elettronica, nell’archivio aziendale è sempre disponibile una copia non cancellabile: così nessuna informazione andrà persa.

8. Produttività alle stelle

I messaggi archiviati sono indicizzati, così come gli allegati: in questo modo richiamare un messaggio dall’archivio è questione di pochi secondi e può essere eseguito direttamente in un comodo client via web oppure direttamente in Outlook. In questo modo ogni utente potrà risolvere da solo senza necessità di recuperare una vecchia email.
Gli utenti saranno contenti di poter risolvere da soli senza l'aiuto di un tecnico o di uno specialista.

In Italia esiste un obbligo di legge:
Conservare le email aziendali per un periodo minimo di 10 anni.

Se la parola obbligo non è piacevole, a questo punto avrai scoperto come questa indicazione (che tutte le partite iva devono rispettare) in realtà può diventare un grande vantaggio nella gestione e la sicurezza della tua posta elettronica.

Utilizzando Mail Archive puoi avere notevoli vantaggi. Ma non possiamo elencarli tutti qui. Per questo ne elenchiamo i tre più importanti

Se tu o i tuoi clienti utilizzate Outlook, vi sarete sicuramente scontrati con il problema dell’organizzazione delle caselle di posta.

Avrai notato che quasi sempre la mailbox viene organizzata “mettendo le email in cartelle”. E magari anche tu ti servi delle cartelle di Outlook per mettere ordine le tue email. (Molti pensano che questa sia un'archiviazione)

Ma questo tipo di gestione della posta funziona davvero?

Analizzare le email che ricevi in modo regolare e costante, spostarle nelle cartelle apposite, ordinarle per argomento… tutto questo richiede una certa disciplina e un ammontare di tempo non indifferente. Per non parlare delle "Regole". Improvvisamente non funzionano più e tutta la posta si mischia. Tanto lavoro per niente.

Quindi, dopo un po’, ti accorgi che ignori completamente la suddivisione che hai dato alle cartelle e cerchi le email con la funzione di ricerca di Outlook o con altri criteri.

Questo perché, dopo un po’, il numero di cartelle e di messaggi in esse presenti diventa così grande da perdere del tutto la funzione che aveva in principio, finendo per creare ancor più confusione e per rallentare Outlook stesso.

Non ti saprei dire perché si sia presa l’abitudine di organizzare la posta elettronica in cartelle, ma ti posso parlare delle conseguenze che questo tipo di struttura può avere all’interno di un archivio email: rallentamenti e possibilità di errori nell'attribuzione di una cartella.
Una cosa è certa: Le ricerche sono lente e spesso parziali. Solo dopo tanti tentativi e tempo, si riesce a trovare ciò che si cerca.

Con il nostro sistema di archiviazione con valore legale, la ricerca è immediata. E potrai tranquillamente rispondere rapidamente alla mail che avrai trovato, continuando ad avere tutto archiviato ed al sicuro con valore legale.

Uno dei problemi degli account email, è che non sono infiniti. Ce ne sono alcuni molto poco capienti, ad esempio tengono al massimo 1Gb di email. Altri invece sono enormi, ad esempio 30Gb, ma comunque a volte non bastano, ed in più generano altri problemi.

Insomma, come comportarsi? Avere un account minimo e cancellare continuamente email, per evitare che la ricezione si blocchi, oppure creare archivi locali, che poi possono essere persi con faciltà estrema se ad esempio ci rubano un notebook. Oppure dopo un guasto al disco del nostro computer o al disco di backup (che utilizziamo sempre con tanta cura) spesso non riusciamo più a ritrovare i nostri archivi.

Con la soluzione di Mail Archive potrai archiviare e quindi "conservare" tutte le email che invii o ricevi, E tutto questo con supporto legale, ovvero, che non potrai cancellare o modificare. Il valore di tutto questo va oltre l'obbligo di legge, se ad esempio pensi alle caselle email dei tuoi dipendenti: nessuna email cancellata, nessuna email persa, e spazio illimitato per le  email aziendali. 

Con un sistema automatico che archivia ed alleggerisce il tuo programma di posta ad ogni singola email che ti arriva o che spedisci, non avrai più blocchi o rallentamenti. Immagina di poter lavorare con la stessa velocità ogni giorno. 
La posta che produci e che ti arriva cresce ogni giorno, ma non avrai più bisogno di chiamare l'assistenza per chiedere l'ottimizzazione del tuo Outlook. 
E poi, vogliamo parlare del fatto che se cancelli una email per errore potete essere tranquilli di poterla recuperare anche da soli, accedendo all'archivio.

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